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王冠智聯合會計師事務所
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餐館查帳的注意事項
最近常接到餐館或小商家被國稅局(IRS)或勞工局 (Labor Department)等政府有關單位查帳時的委託案件,很少與政府單位打交道的餐館東主,一遇到查帳就手忙腳亂,準備不週全,更不知該如何應付。以下是一些常見的針對餐廳的稽查案件,供業主參考,在平日報稅時多注意,以減少日後被查稅的可能。

1.查現金收入。信用卡的收入資料在IRS已有紀錄,IRS對如餐廳類的小型企業的現金收入認定標準為總收入的40%,如低於40%,就有被查的可能。但限於人力物力,IRS一般先安排主力追查現金收入低於10%的商家,以後可能逐年增加其他抽查案件。IRS查稅時都會先寄出通知,一旦收到IRS通知,第一關是提出收入證明,如不能安全通過,IRS會通知當地的查帳部門進行全面的追查,看是否有逃稅的問題,一般至少查兩年。IRS 查稅都是以書面通知,沒有電話通知,如收到以IRS為名的電話通知,就很可能是詐欺。

2.查銷售稅 (sales tax)及使用稅 (use tax)。餐廳在帳單上均加入了地方上的銷售稅,但這些收入的銷售稅是否繳交了?現許多餐館已電腦化,銷售數字較明確,但也有不少家庭式小餐館仍用手寫帳單,就必需注意保留紀錄,以備查稅。提出的書面紀錄必需是每日所收到的銷售稅與所繳的銷售稅符合,否則需補繳稅款並加上利息及罰款。通常查稅期為3年。
還有要注意的是,餐館購買的商品如是餐館營業用,例如食材等,因給進餐者帳單時加了銷售稅,可以不付使用稅,如買的資產為自己用,則必須證明在買的時候已付使用稅。

3.雇主是否合法徵收員工薪資稅繳給政府。許多餐廳將全職員工都當合約員工方式處理,只發1099稅表,不發W-2薪資表,以規避雇主應付的員工聯邦及州稅及社會福利稅。今年主流媒體即有報導,一家中餐館因數十位企檯及廚房員工均當作合約員工,只發1099稅表,不給W-2稅表,遭政府提訟,擬追罰上百萬元罰款。另外雇主如發薪水,但未代扣應付給政府的稅款,這也是今年查稅重點。如員工支薪$2,000元,按規定應先扣下聯邦稅、州稅等繳交政府,但有的雇主直接發$2,000元,未扣稅。

4.餐廳的公帳若與私人的錢不分明,IRS會認為是「逃稅」。老闆少報收入,現金不存入帳戶,等到餐廳錢不夠周轉時,又放錢進入公司,當做自己給餐廳的借款,有盈餘時又開支票給自己做還款,這都是被視為逃稅行為。依據稅法,老闆從公���提錢應列為股利收入,如不能提出實質證明,私人就要徵稅。如現金收入未存入公帳,則是少報的收入,也是逃稅。

5.員工是否有給付最低工資或是加班費是否合乎規定。員工的工作時間如果一周超出40小時,須付加班費,該有的休息時間也不可以少。被抽查到的老闆必須提出書面證明,證明工作時間或加班費的給付。 如有收小費的員工,也需有紀錄來證明確實有付員工小費,老闆最好有個發小費的報表,收到的員工簽個字即可。勞工部通常在查帳時是採突擊的方式,不會書面通知;雇主最好用打卡方式來記錄員工的上下班時間,口說無憑。

當老闆有將小費納入薪資稅申報時,記得在報公司稅的時候一定要申報FORM 8846,因為雇主可以將已經付出去的薪資稅當成是CREDIT 使用,並在個人稅當中降低應負稅或是退稅。舉例來說,一個月$1,000的小費,一年可退回的稅為$ 918。


現金收入比例高易遭查稅

眾所周知,餐館營業收入中很大比例是現金收入,有些餐館甚至只收現金。表面上節省了一些銀行費用,但如果稅務處理不好,遭受查稅,很可能會有更大損失,且不利於借貸發展。現金收入比例高的餐館容易受國稅局關注。國稅局查賬時主要是找出應該課稅所得沒有全部如實申報的部分。

國稅局查賬有兩種方法,直接法和間接法。前者是直接查隱藏了多少現金和少報了多少銷售稅,標準做法是匯總所有銀行的帳單,將銀行間的轉賬抵消掉,得出進賬金額與店家日常收入賬目和稅表申報項目做對比。間接法則是根據抽樣調查計算信用卡和現金收入間的比例進而推測總收入是多少。

典型抽樣法分為三個步驟:

1)找出樣品: 國稅局派人在餐館從早晨到晚上蹲點兩整天,記錄下顧客付款方式和金額。2)計算出當天信用卡和現金收款比例。3)計算出總收入額。用兩天的平均比例推測一個年度的總收入。信用卡使用比例越高,節稅越多。一家餐館在國稅局調查後初步得出信用卡付賬比例為53%。如果能夠使銀行卡使用比例每提高一個百分點,應課稅收入和稅額都會相應減少。在這時候會計師就顯得非常重要了,如果你的會計師懂得運用一些技巧來提高使用信用卡的百分比並得到國稅局的認同 ,那麼你的罰款就會大大的降低。以下是一些我過去成功的案例。

某家中式的餐廳 在國稅局來查稅的當天,隔壁一個公司舉行年度慶典,向該餐廳訂購了外賣伙食金額共計$1,500元,以支票支付。三年就發生了這麼一次,因此當天的收入比例不具有代表性。店主有權要求國稅局換一天再來現場查賬,或者將$1,500的這一項收入從計算公式中拿掉。拿掉之後,信用卡使用比例從53%一躍升到了74%。

某素食餐廳被查銷售稅,查帳人員選擇了週日和周一兩天,周日那天的銷售額是$3,200而周一是$800。查帳員用(3200+800)/2*30算出一個月的營業額是$60,000,當我看到由BOE寄過來的資料時 ,我寫了一封信跟稅務人員反映不合理的地方,並提供一套更合理的計算方法:一個月有8天假日(周六周日) 和22天的平日依照我的計算一個月的預估營業額應是3200*8+800*22=$43,200。一年差了20萬元,三年差了 60萬,三年下來光是所得稅(25%)和銷售稅(9%)就差了差不多20多萬。

國稅局還有其他方式推算商家是否少報收入,比如給餐廳的供應商發送信件詢問其一年內賣給該商家的金額,反過來推算銷售額。另外,一些商家的不合法操作更容易導致直接被查稅,比如,有兩套SALES ORDER NUMBE,或是有些銷售未走收銀機。

結論: 很少與政府單位打交道的餐館老闆們,一遇到查帳就手忙腳亂,不知該如何應付。切記不清楚的問題千萬不要回答,盡量不要直接面對查稅人員,當查稅人員上門時 立刻打電話給你的會計師諮詢,盡量保持CASHER 檯面的乾淨不該出現的單據千萬不要出現。

​本文作者王冠智會計師